REUNIÕES: dicas práticas e pequenos detalhes que as tornam mais produtivas e eficazes!

Aqueles saudosos trabalhos de escola que costumávamos fazer em grupo ou na casa de um dos coleguinhas, são a maior e mais precoce prova de que reunião sem método e disciplina sempre resulta em baixa-produtividade, re-trabalho e, eventualmente, em farra e hora do recreio.

Daí, com o passar dos anos acadêmicos, estas oportunidades acabam se resumindo a nada mais do que um delicioso pretexto para fazermos em grupo tudo o que é proibido fazer em sala de aula e na presença do professor: bater-papo, rir, falar mal do professor, brincar, chamar de apelido e se entregar de corpo e alma ao desejo e transgressão de não fazer absolutamente nada.

Ou seja: as coisas não mudaram muito desde que éramos crianças =)

Aliás, devo dizer que a única grande mudança aqui são as épocas e cenários em que estes comportamentos que citei costumam se reproduzir atualmente. Seja nas reuniões corporativas, reuniões de condomínio do prédio, projetos em grupo da faculdade… a gente às vezes acaba parecendo um monte de adultos irremediáveis na hora do recreio. rsss

Todos distraídos, falando ao mesmo tempo, sem entender o que está acontecendo, ou por que estão ali. O tempo (bem precioso que não se pode recuperar) é gasto irresponsavelmente, a energia e atenção das pessoas são aplicadas em atividades de baixo ou nenhum resultado, todos concluem a reunião de forma hesitante e ineficaz, e acabam convocando uma nova reunião para refazer o que era pra ter sido feito em primeiro lugar.

Por isso, quem já estudou ou trabalhou comigo em consultoria sabe: Não gosto nem de reunião, nem de telefone. Na maioria das vezes, estas duas formas de comunicação resultam em perda de tempo, dinheiro, atenção e energia, além de desacelerarem o ritmo e performance das pessoas.

Em diversas empresas por onde passo como consultora, meu estilo profissional é bastante impopular e rotulado como agressivo e implacável pela maioria dos gestores.

Primeiro porque eu reprovo fortemente reunião com mais de quatro participantes, e mais demorada do que 15 minutos. Não tem jeito, gente: a capacidade de concentração e foco das pessoas quando a sala está cheia de gente falando por mais de 30 minutos, é muito baixa. 1) Se a pessoa não tem relação direta com o assunto da reunião, ela não tem que estar ali. 2) Reunião não é comício, e não requer discursos longos e pomposos. Tem que ser rápido e prático.

Segundo porque eu envio a pauta da reunião já por e-mail demarcando o tempo e os tópicos a serem discutidos. Dessa maneira, todos os presentes entendem o porquê de estarem ali, e resistem à tentação de conversar goma que não tem nada a ver com o assunto da reunião. 1) Se não está na pauta, não é pra ser dito. 2) Quem convocou a reunião pode desempenhar a função de moderador, interrompendo imediatamente qualquer tentativa de desvio do foco. É por falta de coragem e postura do moderador, que a maioria das reuniões que eram pra durar 10 minutos, acabam durando 3 horas.

Terceiro porque antes de começar a reunião, se eu observo que algum participante està à mesa de mãos abanando, sem um dispositivo pra anotar qualquer coisa, eu já peço para ir buscar uma caneta e uma folha de papel. 1) Se você não anota, você esquece. 2) Se não está escrito, ninguém falou. Se ninguém falou, você não sabe exatamente o que fazer, e na hora de fazer, você faz errado e gera re-trabalho para todo o grupo.

Quarto porque no início da reunião eu peço para não ser interrompida enquanto eu falo. Se o que eu falar te gerar alguma dúvida, anote na sua folha/agenda, e aproveite para me questionar quando a palavra estiver com você. 1) Na maioria das vezes, um participante interrompe a fala do outro para perguntar algo que seria respondido no decorrer do discurso. 2) É justamente durante as interrupções que surgem as brechas para desvio de foco e assunto.

Quinto porque eu não sou a favor de bala, biscoito e café na hora da reunião. Qualquer coisa que caracterize a reunião como um momento de confraternizar, deve ser evitada. Não é maldade, gente. É uma forma de refrear a inclinação de todos (inclusive a minha) de querer se comportar como se fosse a hora do recreio. 1) Quanto mais objetiva e focada for a reunião, mais rápido vamos terminar, e ninguém vai precisar ficar depois do horário ou fazer hora extra. 2) Tudo tem sua hora. Se queremos confraternizar, vamos trabalhar duro agora, para tomarmos um chopp depois do expediente.

Sexto porque sempre finalizo a reunião com uma conclusão e compromisso de cada participante, que serve inclusive de pauta para a próxima reunião (se ficar comprovada a necessidade de se reunir novamente). 1) Ler a conclusão da reunião anterior é uma forma de dar continuidade e consistência ao trabalho. 2) A conclusão de uma reunião é o saldo que justifica a interrupção do dia de trabalho daqueles participantes ali presentes. Ou seja: sem conclusão = perda de tempo comprovada.

E sétimo porque depois de conhecerem a eficácia deste estilo de reunião, os próprios colaboradores começam a entender que tempo e energia são recursos muito valiosos para se desperdiçarem durante três horas numa sala fechada, com cafezinho e bala, sem nenhum propósito.

Assim como diversas outras alternativas, a reunião é uma forma de comunicação que deve ser utilizada de maneira eficaz, gerando a maior quantidade de resultados, versus o menor custo de tempo, dinheiro e energia.

Tudo é uma questão de posicionamento, que em boa hora convence e acaba transformando toda a cultura de um determinado lugar. Pode doer no início, gerar atritos e desafetos, mas no fim, o que fica é o bom aproveitamento do dia de trabalho, sem estresse e desperdício, e principalmente, a confraternização no final do expediente 😉

Seja no seu prédio, no trabalho ou na faculdade, apresente este estilo objetivo e prático de se trabalhar, e mostre como sobra mais tempo para fazerem o que bem quiserem depois de feita a obrigação!

Anúncios

3 pensamentos sobre “REUNIÕES: dicas práticas e pequenos detalhes que as tornam mais produtivas e eficazes!

  1. adorei o/ qeria muito uma consultoria assim nas reuniões da Faculdade.. uahuauha sempre tem um “senhor não quero fazer nada” que acaba desviando o foco do tema principal 😦

    • Ei, Kelly! Obrigada pela visita! Reuniões de trabalhos de faculdade são sempre um problema, né.rsss Mas tudo combinado não sai caro! É só falar as regras e colocar alguém na incumbência de fiscalizar se elas estão sendo cumpridas 😀

      Sucesso nas suas reuniões e até breve!!! Beijos! =***

  2. Adorei! Nunca tinha associado a nossa infância as reuniões improdutivas e intermináveis e inconclusivas, a onde eu enfrento mais esse cenário é na igreja, com para realizarmos um trabalho somos voluntários, apesar de uma liderança as coisas correm muito soltas e aSE CONSEGUE UM RESULTADO digno do tempo empregado.

Deixe um recadinho =)

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s